La comunicación interna en las ONG

La comunicación es vida

La comunicación es vida. Es la savia circulando dentro del cuerpo de la ONG. Debe fluir sin trabas y continuamente. Una buena comunicación interna denota salud en la organización y la hará crecer.

Comunicación interna significa que todo el equipo humano de una organización se relaciona con fluidez y normalidad con sus compañeros, directivos y voluntarios, sabe todo lo que debe saber para desempeñar su tarea y puede emitir opiniones y recibir respuestas.

La dirección de la ONG es responsable especialmente de velar por la comunicación. Por supuesto, no es lo mismo en una gran ONG con decenas de empleados, varias sedes y cientos de voluntarios, muchos de los cuales ni siquiera se conocen, que la de una pequeña ONG cuyos miembros se ven casi a diario y se lo cuentan todo.

Vamos a centrarnos en el caso de una ONG medianita, con un equipo de entre diez y veinte personas que no se conocen todas, puesto que trabajan en diferentes áreas y en horarios diferentes.

Aquí tenéis varios canales

En una ONG de estas dimensiones es preciso cuidar especialmente la comunicación interna para que todos se puedan sentir integrados y formando parte de la gran familia que es la organización. Para ello hay varios medios:

―El personal, por supuesto, el más directo, cálido y eficaz. Es importante que cada miembro tenga un grupo de compañeros y un líder referente en su área, con el cual mantendrá una comunicación de tú a tú, si no diaria, semanal o quincenal. Esta comunicación puede ser informal —en el café de la mañana, en el lugar de trabajo— o formal, en pequeñas reuniones de seguimiento.

―Fiestas o celebraciones. Por ejemplo, la comida de Navidad o de fin de curso son momentos en que todos los colaboradores se reúnen y se dan noticias, se comunican proyectos, novedades, logros, se presentan a nuevos miembros del equipo, etc. Conviene que estas celebraciones sean al menos una vez al año.

―El panel de anuncios. Muy práctico si se mantiene al día y nos aseguramos que está en un lugar visible y que todo el mundo lo ve. En él podemos colgar noticias, avisos, felicitaciones, etc. Un truco: si queréis que TODOS sepan algo, colgad un anuncio en el lavabo. Todo el mundo va allí en un momento u otro.

―Notas escritas. Recomendables para pasar recados o cuando se trata de comunicar un mensaje personal a alguien a quien podremos ver durante el día. Las notas deben dejarse en un lugar donde las pueda encontrar fácilmente y deben llevar fecha e ir firmadas por su autor. Nunca deben sustituir una conversación cara a cara cuando sea posible: son un recurso complementario cuando no es posible avisar en persona o por teléfono.

―Correo electrónico. Las nuevas tecnologías nos ayudan, no hay excusa para no enviar un e-mail a nuestros colaboradores cuando no podemos hablar con ellos de viva voz.

―Si tenemos un equipo más o menos numeroso, podemos hacer una lista de correo e ir enviándoles noticias y comunicaciones semanales o cuando sea preciso. Otros medios pueden ser intranets, foros internos, etc.

―Las circulares escritas que se envían o entregan en mano a todo el mundo, como invitaciones, mensajes importantes que afectan al trabajo, avisos, etc.

Rumores, claridad y prevención de conflictos

En todos los casos, conviene que la comunicación interna sea recíproca, es decir, que se dé en lo posible una respuesta de la otra persona. Tan importante o más que hablar es escuchar.

En las organizaciones se suelen dar dos tipos de comunicación:

―una “oficial”, de arriba abajo, es decir, desde los directivos hacia los colaboradores y viceversa;

―y otra “extraoficial”, que corre en todas direcciones y horizontalmente.

A veces un miembro del equipo se entera de las noticias importantes por otro boca de otro compañero o por terceras personas. Siempre hay alguien que, de manera informal, consigue mucha información y la transmite o la dosifica a su criterio o interés, a veces intencionadamente. No olvidemos que información es poder y hay personas que, incluso de manera inconsciente, desean acaparar este poder para gozar de autoridad e influencia en el grupo. Si queremos evitar problemas y malentendidos, es preciso que la comunicación “oficial”, desde la dirección, sea constante, fluida y transparente. De esta manera, se evitarán los rumores infundados o información inexacta o falsa que puede inquietar o confundir a las personas del equipo. Comunicar bien y en su momento puede prevenir o aliviar muchos conflictos que, como en todo grupo humano, también pueden surgir en las ONG.